Responsable administratif et financier / Responsable administrati (H/F)

Poste clé de la structure, le ou la responsable administratif et financier est placé(e) sous l'autorité du Directeur. Il/Elle coordonne l'ensemble de la gestion administrative de l'office, définit et améliore les procédures administratives et comptables, élabore les tableaux de bord et conseille la Direction.

Missions principales

Assurer le secrétariat du Directeur, la gestion de son agenda et la préparation des réunions et déplacements (Directeur, agents, élus, partenaires) ; Apporter un soutien administratif et logistique aux instances de gouvernance, notamment le Comité de Direction (convocations, dossiers de séance, procès-verbaux) ;

• Rédiger les rapports, comptes rendus et le rapport annuel d'activités
• Assurer la réception et l'expédition du courrier, le classement et l'archivage des dossiers de la Direction
• Assurer le suivi administratif des dossiers du personnel et la logistique des recrutements et des formations

Suivre les dossiers confiés par le Directeur : demandes de subvention, conventions de partenariat, travaux d'aménagement, classement de l'OTOG en catégorie II.

• Gestion financière et comptable
• Participer à la préparation du budget auprès de la Direction et du Comité de Direction
• Établir les bons de commande, assurer la saisie et le classement des factures
• Assurer le suivi de la comptabilité analytique et de la régie d'avances et de recettes
• Produire un reporting comptable hebdomadaire et mensuel et tenir à jour les tableaux de bord de suivi d'activité.
• Accueil et gestion des locaux

Accueillir et conseiller les visiteurs, physiquement et à distance, y compris les jours fériés et lors des astreintes du dimanche ; Gérer les espaces d'accueil, les locaux et les espaces verts.